I file dei libri tradotti dalle biblioteche sono caricati nella piattaforma di condivisione dalla biblioteca proprietaria e/o capofila.
Ogni inbook condiviso può essere stampato da ciascuna biblioteca aderente alla RBI in numero max di 2 copie; un'eventuale terza copia rimarrà in consultazione o verrà usata per occasioni promozionali e formative.
Il numero di pagine è il criterio di base per lo scambio.
Eventuali valutazioni diverse e integrative verranno concordate tra i bibliotecari referenti [es. il grado di difficoltà di testo e/o illustrazioni, il numero dei simboli per pagina o eventuali benefit nello scambio del numero libri]
Si possono effettuare scambi di inbook prodotti in via originale
Possono effettuare scambi singole biblioteche non aderenti a progetti collettivi, sistemi bibliotecari o biblioteche capofila di progetti di cooperazione.
Ogni volta che una biblioteca intende effettuare uno scambio deve darne notizia all'Equipe di coordinamento
Lo scambio avviene attraverso i seguenti passaggi:
a. Contatto
La biblioteca consulta il catalogo e opziona i titoli da scambiare comunicando alla biblioteca proprietaria e all'Equipe di coordinamento.
b. Realizzazione
La biblioteca ricevente è tenuta alla stampa immediata del libro senza apportare alcuna modifica ai testi, ai simboli, alle illustrazioni, al formato.
La biblioteca ricevente non può diffondere il file ricevuto con nessun altro soggetto pubblico o privato.
c. Registrazione
La biblioteca ricevente applica sulla pagina del colophon, prima della plastificazione e della rilegatura o comunque in modalità che ne impedisca il deterioramento, la dicitura:
“ricevuto dalla biblioteca di….. anno (dello scambio) …. nell’ambito del protocollo di scambio nella rete delle biblioteche Inbook”.
oppure
“ricevuto dalle biblioteche partecipanti al progetto (nome del progetto) o altra modalità di cooperazione ……. anno (dello scambio)… nell’ambito del protocollo di scambio nella rete delle biblioteche inbook”.
La biblioteca di provenienza del libro scambiato potrà essere registrata nella scheda catalografica
d. Convalida
Nella piattaforma di condivisione lo scambio sarà registrato e localizzato analogamente alla localizzazione dei titoli tradotti previa liberatoria delle rispettive case editrici titolari.